Une fois que la demande d'asile a été enregistrée par l’OFPRA, le demandeur d'asile reçoit une convocation à un entretien.

 La convocation

Procédure normale

La convocation à un entretien avec un officier de protection de l'Ofpra est adressée au demandeur par courrier ordinaire à sa dernière adresse postale connue. Afin de permettre au demandeur de s’organiser, la convocation est envoyée dans toute la mesure du possible au moins deux semaines à l’avance, et, le plus souvent, entre quatre et six semaines à l’avance.

À l'exception des entretiens par visioconférence, à la frontière, à l'antenne de BasseTerre ou en misisons foraines, les entretiens se déroulent au siège de l'Ofpra, à Fontenay-sous-Bois en région parisienne.

L'Ofpra prend en compte, dans toute la mesure du possible, pour la fixation des dates de convocation, les éléments de vulnérabilité, la proximité ou l'éloignement géographique, le besoin d’effectuer des recherches documentaires préalables, la disponibilité d’un interprète dans la langue choisie et, le cas échéant, du sexe approprié.

Procédure accélérée

En l’absence de rétention, l’Office dispose d’un délai d’examen de 15 jours en vertu de l’article R. 723-4 du CESEDA. La convocation est envoyée dans des délais rapides par courrier ordinaire à la dernière adresse postale connue dans les jours qui suivent l’introduction de la demande à l’Ofpra. L’Office fait tout son possible pour que l’intervalle entre l’envoi de la convocation et la date de l’audition soit suffisant pour permettre au demandeur de recevoir son courrier, compte tenu de sa situation en matière d’hébergement et du fonctionnement des services et associations assurant la domiciliation postale des demandeurs d’asile (qui ne sont pas tous accessibles tous les jours ouvrés), et afin que l’intéressé organise son déplacement jusqu’au siège de l’Ofpra s’il ne réside pas en Île-de-France.

Procédure accélérée avec rétention

En cas de placement en rétention, le délai pour statuer est fixé à 96 heures à compter de la réception de la demande (article R. 723-4 du CESEDA). La convocation est émise le jour même de l’introduction de la demande ou le jour ouvré suivant en vue, en principe, d’une audition dans les 24 à 48 heures.

L’absence d’entretien

L’Office peut se dispenser de convoquer le demandeur à une audition dans les seuls cas énoncés à l’article L. 723-6 du CESEDA.

Procédure normale

En procédure normale, l’Office peut se dispenser d’un entretien : ƒ

  • lorsqu’il s’apprête à prendre une décision reconnaissant la qualité de réfugié (à l’exclusion du bénéfice de la protection subsidiaire); ƒ
  • lorsque des raisons médicales, durables et indépendantes de la volonté du demandeur, interdisent de procéder à l’entretien.

Procédure de réexamen

Lors de l’examen préliminaire de la demande de réexamen, l’Office peut ne pas convoquer à un entretien en vertu de l’article L. 723-16 du CESEDA en l'absence d'éléments nouveaux. 

Absence non justifiée du demandeur

Quelle que soit la procédure, l’absence sans justification valable du demandeur à l’entretien qui lui a été fixé n’empêche pas l’Office de prendre valablement une décision sur sa demande. Dans cette hypothèse, avant de prendre la décision, l’Office vérifie qu’aucune erreur matérielle n’est intervenue lors de la convocation. En cas d’erreur imputable à l’Office, une nouvelle convocation est émise. En l’absence d’erreur de l’Office, l’information de non-changement d’adresse est consignée par écrit pour être versée au dossier.

La reconvocation

Cas d’absence justifiée

L’absence justifiée d’un demandeur d’asile à son entretien personnel donne lieu à une nouvelle convocation.

À l’inverse, l’absence sans motif légitime du demandeur, régulièrement convoqué à un entretien, ne fait pas obstacle à ce que l’Office puisse statuer sur sa demande ou prenne une décision de clôture. Le motif légitime de l’absence du demandeur correspond au motif indépendant de la volonté du demandeur et non prévisible. Dans tous les cas, le motif de l’absence doit être avéré : le demandeur doit communiquer un justificatif à l’Office qui en apprécie la validité. En cas de non présentation à l’entretien, un délai de 7 jours ouvrés est laissé au demandeur d’asile en procédure normale pour justifier de son absence. En procédure accélérée, ce délai est ramené à 4 jours.

Prise de décision

En cas d’absence non justifiée, l’Office peut statuer au regard des déclarations écrites contenues dans le formulaire de demande d’asile de l’intéressé. En cas de rejet de la demande, la décision de l’Office doit comporter : ƒ

  • l’indication de l’absence à la convocation et les raisons pour lesquelles celle-ci est estimée injustifiée ; ƒ
  • une analyse de la crédibilité de la demande d’asile ; ƒ
  • une analyse du bien-fondé des craintes en cas de retour.

La visioconférence

L’entretien personnel peut se dérouler par visioconférence en raison de l’éloignement géographique du demandeur ou de sa situation personnelle, notamment lorsqu’il est dans l’impossibilité de se déplacer pour des raisons de santé ou familiales, ou est retenu dans un lieu privatif de liberté (article R. 723-9). Les locaux recevant les demandeurs d'asile sont préalablement agréés par le directeur général de l’Ofpra (cf. décisions du directeur général de l'ofpra du 5 novembre 2015).

Cette modalité particulière d’entretien répond aux garanties de confidentialité de l'entretien et de transmission fidèle des échanges entre l’officier de protection, le demandeur et le cas échéant l’interprète et le tiers. Chaque local donnant lieu à visioconférence fait l'objet d'une habilitation technique par le directeur général de l'Ofpra. Le demandeur d’asile doit être placé dans une situation équivalente à celle du demandeur d’asile entendu de vive voix.

Il appartient ainsi à l’Ofpra : ƒ

  • d’informer le demandeur du respect de la confidentialité en début d'entretien; ƒ
  • de veiller au respect des bonnes conditions d’audition et de visionnage tout au long de l’entretien. En cas de difficulté technique, il revient à l'Ofpra de le régler dans les meilleurs délais. Si la difficulté persiste, l’officier de protection met fin à l’entretien, qui est reporté afin de permettre éventuellement la présence du demandeur dans les locaux de l’Office.

 

Lorsqu’un interprète est présent, celui-ci officie dans les locaux de l’Ofpra. En revanche, lorsque le demandeur souhaite être accompagné par un tiers, celui-ci est en principe présent à ses côtés.


 

La langue de l’entretien

Identification de la langue de l’entretien

Quelle que soit la procédure, le demandeur est entendu dans la langue pour laquelle il a exprimé une préférence (article L. 723-6 du CESEDA), afin de garantir la qualité de la communication entre le demandeur d’asile et l’officier de protection instructeur lors de l’entretien. Ce choix est effectué par le demandeur sur le formulaire de demande d’asile parmi les langues disponibles conformément aux marchés publics conclus par l’Ofpra (les interprètes ne sont pas des salariés de l'Ofpra, mais leur activité est régie par des règles strictes de neutralité notamment). Le cas échéant, ce choix est opéré par l’Office et porte sur une langue dont le demandeur a une connaissance suffisante (article L. 723-6 du CESEDA), c’est-à-dire une langue qu’il comprend et dans laquelle il est capable de communiquer clairement (article R. 812-2 du CESEDA).

Vérification de la qualité de la communication

Au début de l'entretien, l’officier de protection s’assure explicitement auprès du demandeur (et de l’interprète) de la bonne qualité de la communication (compréhension et expression verbale). Cet échange est consigné dans la transcription de l’entretien. En cas de difficulté constatée, soit l'Office est en situation de régler cette situation, soit l’entretien est reporté et les raisons de ce report sont consignées dans la transcription de l’entretien.

Un officier de protection et/ou un interprète du sexe du choix du demandeur

En vertu de l’article L. 723-6 alinéa 5 du CESEDA, si le demandeur en fait la demande et si cela apparaît lié aux éléments de la demande d'asile, l’entretien est mené par un agent du sexe de son choix. Les mêmes règles s’appliquent au choix de l’interprète.

Ce choix est à mentionner dans le formulaire de dépôt de demande d'asile.

 


 

La présence du tiers

Les modalités d’organisation de l’entretien personnel avec présence du tiers sont fixées par l' article L. 723-6 du CESEDA, ainsi que par la décision du directeur général du 30 juillet 2015 publiée au bulletin officiel du ministère de l'Intérieur.

La présence du tiers en entretien

L’article L. 723-6 du CESEDA donne la faculté au demandeur d’être accompagné au cours de l’entretien par un avocat ou un représentant d’une association.

Les associations qui relèvent de la définition fixée par la loi sont les associations de défense des droits de l’homme, de défense des droits des étrangers ou des demandeurs d’asile, de défense des droits des femmes ou des enfants, ou de lutte contre les persécutions fondées sur le sexe ou l’orientation sexuelle. Ces associations sont indépendantes à l’égard des autorités des pays d’origine des demandeurs d’asile et apportent une aide à tous les demandeurs.

Les associations sont habilitées par le directeur général de l’Office qui agrée leurs représentants.

La liste des associations habilitées est publiée sur le site internet de l’Ofpra.

L’avocat ou le représentant de l’association souhaitant accompagner un demandeur à l’entretien prévient dans la mesure du possible au préalable l’Office de sa présence, au moins 7 jours avant l’entretien en procédure normale et 4 jours avant en procédure accélérée. Ces délais ne sont pas applicables en rétention et à la frontière. Cette information existe à l’Office par voie électronique, une boîte fonctionnelle spécifique étant créée à cet effet dans chaque division dont le nom apparaît sur la convocation du demandeur d’asile à l’entretien :

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À son arrivée à l’Office, la présence du tiers est enregistrée au poste de sécurité.

Absence du tiers à l’entretien

La loi prévoit que l’absence du tiers ou un empêchement de sa part n’empêche pas l’Office de mener un entretien (article L. 723-6). La demande de report d’un entretien à l’initiative d’un tiers ne sera pas acceptée en raison des contraintes en termes de délais et de mobilisation des interprètes pesant sur l’Office.

Présence d’un avocat et d’un représentant associatif

La loi prévoit la présence soit d’un avocat, soit d’un représentant d’une association. Si le demandeur se présente avec un avocat et le représentant d’une association, il lui est indiqué que seule une de ces deux personnes peut assister à l’entretien et il appartiendra au demandeur de choisir laquelle. Exceptionnellement, cette double présence sera possible si elle a été sollicitée au préalable par une demande écrite et motivée formulée par le demandeur lui-même. Elle doit être justifiée essentiellement par l’objectif de sécurisation du demandeur d’asile en raison de sa grande vulnérabilité. La procédure est alors la suivante : ƒ

  • La demande, envoyée par mail à l’adresse figurant sur la convocation (cf. liste des boîtes mail fonctionnelles supra), doit intervenir au moins une semaine avant la date de l’entretien en procédure normale et quatre jours en procédure accélérée. ƒ
  • L’acceptation par l’Ofpra de la présence supplémentaire d’un représentant associatif ou d’un avocat s’effectue par écrit, par retour de mail.

Retard du tiers ou arrivée en cours d’entretien

Si l’officier de protection constate que le tiers n’est pas présent au moment de l’entretien, il commence l’entretien. Si le tiers arrive en cours d’entretien, l’officier de protection poursuit celui-ci.

Formalités

En début d'entretien, l'officier de protection rappelle au tiers les modalités de son déroulement et les garanties. Il mentionne sur la transcription l’identité de l’avocat ou du représentant de l’association dont l’identité a été vérifiée au préalable à l’accueil de l’Office.

Intervention du tiers

La loi prévoit que le tiers ne peut intervenir qu'à l'issue de l'entretien pour formuler des observations orales. La décision du directeur général de l'Ofpra du 30 juillet 2015 fixant les modalités est disponible sur le site internet de l'Office (www.ofpra.gouv.fr, rubrique l'OFPRA/ actualités). Le tiers ne s’adresse pas directement à l’interprète. Seul l’officier de protection intervient en cas de comportement de l’interprète incompatible avec le bon déroulement de l’entretien. Le tiers ne s’entretient pas seul avec le demandeur d’asile pendant l’entretien, sauf si l’officier de protection juge un tel entretien indispensable à la bonne poursuite de l’entretien.

Documents supplémentaires

Le demandeur d’asile ou le tiers peut adresser des observations écrites complémentaires ou des documents qui n’ont pas encore été remis à l’Office, cet envoi ne faisant pas obstacle à une prise de décision si l’Office s’estime suffisamment éclairé.


 

L’enregistrement sonore

Les entretiens font l’objet d’un enregistrement sonore. Le demandeur en est informé au début de l’entretien, de même qu’il est informé des modalités permettant d’assurer le respect des règles de confidentialité (article R. 723-8 du CESEDA).

À la fin de l’entretien, le demandeur est informé de son droit à accéder à l’enregistrement. Cet accès ne peut être sollicité (par mail à l'adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) que dans le cas d’une décision négative ou d’une admission au titre de la protection subsidiaire, postérieurement à la notification de celle-ci et pour les besoins de l’exercice d’un recours. Il s’effectue dans les locaux de l’Office de Fontenay-sous-Bois (201 rue Carnot, 94120 Fontenay-sous-Bois), de Basse-Terre (1 rue Christophe Colomb, 97100 Basse-Terre) ou de l’aéroport de Roissy (Zone d'attente pour les personnes en instance n° 3, rue du Noyer du Chat, 95700 Roissy-en-France), ou, après formation d’un recours, auprès de la Cour nationale du droit d’asile.

Dans le cas des demandes d’asile présentées en rétention ou à la frontière (à l’exception de l’aéroport de Roissy), ou plus généralement si l’Office a procédé à l’entretien en utilisant un moyen de communication audiovisuelle, l’enregistrement est mis à la disposition du demandeur, à sa demande, par des modalités sécurisées dans le délai de recours contre la décision négative. Ce moyen est également utilisé pour la transmission de l’enregistrement à la Cour nationale du droit d’asile ou au tribunal administratif dans le cadre d’un recours.

Lorsque, pour des raisons techniques, il ne peut être procédé à un enregistrement, la transcription écrite de l’entretien fait l’objet d’un recueil des commentaires du demandeur. Le refus éventuel de ce dernier de confirmer que le contenu reflète correctement l’entretien est consigné dans le dossier du demandeur mais n’empêche pas l’Office de statuer sur la demande d’asile.

La demande de certificat médical

Situations concernées

L’Ofpra peut demander au demandeur d’asile d'avoir recours à un examen médical conformément à l’article L. 723-5 du CESEDA. Cette démarche pourra par exemple intervenir lorsque le déroulement de l’entretien laisse supposer que la santé mentale du demandeur d’asile affecte lourdement sa capacité à verbaliser ses craintes, de sorte qu’un éclairage médical apparaît pertinent.

Modalités de la demande de certificat médical

L’officier de protection oriente le demandeur d’asile vers les structures idoines, définies par arrêté conjoint des ministres chargés de l’asile et de la santé. Il lui indique également le délai de deux mois imparti pour fournir ce certificat. Au-delà de ce délai une décision pourra être prise sur la demande de protection internationale. S’agissant des certificats médicaux de non excision, le délai est d’un mois et les représentants de la mineure sont informés que leur refus de l’examen médical ou le constat d’une mutilation seront transmis au procureur de la République (article R. 723-10 du CESEDA).

La communication de la transcription

La transcription de l’entretien réalisée par l’officier de protection est communiquée à sa demande au demandeur ou au tiers.

Procédure normale

En procédure normale, cette communication a lieu, si le demandeur la sollicite, avant qu'une décision ne soit prise sur la demande (article L. 723-7-1 du CESEDA). À l’issue de l’entretien, le demandeur et le cas échéant le tiers qui assiste à l’entretien sont informés du droit pour le demandeur d’obtenir la communication de la transcription avant qu’une décision ne soit prise (article R. 723-7 du CESEDA). Si la demande est faite à l’issue de l’entretien, elle est consignée dans la transcription. La transcription est adressée par courrier dans les meilleurs délais. Si la demande est faite postérieurement au jour de l’entretien et avant la prise de décision, la transcription est envoyée immédiatement. En tout état de cause, en l’absence de demande d’envoi préalable en procédure normale, la transcription est adressée au demandeur avec la décision.

Procédure accélérée

En procédure accélérée, y compris pour les demandeurs placés en rétention, la transcription est adressée avec la décision en vertu de l’article L. 723-7-I alinéa 3.

La déontologie des agents de l’Office

L’article L. 721-2 du CESEDA consacre l’impartialité de l’Office dans l’exercice de ses missions, son indépendance dans la prise de décision, et assure notamment l’anonymat des agents de l’Office en charge de l’instruction des demandes d’asile, en particulier dans le cadre de l’entretien personnel conduit sous leur autorité.

Ces dispositions, appuyées sur l’article L. 722-3 du CESEDA relatif au secret professionnel auquel sont tenus tous les agents de l’Office sur les informations qu’ils ont eu à connaître dans l’exercice de leurs fonctions, imposent les règles déontologiques suivantes : ƒ

  • l’anonymat des agents en charge des dossiers aussi bien dans le cadre de l’instruction que de la protection doit être préservé. ƒ
  • les officiers de protection n’entretiennent aucun contact direct ou indirect avec les demandeurs d’asile, les personnes protégées dont le dossier est instruit par la division de la protection et les tiers, à l’exception des officiers de protection instructeurs au cours de l’entretien personnel. ƒ
  • les officiers de protection ne peuvent mener un entretien avec un tiers qu'ils connaissent personnellement. Tout contact avec le tiers en dehors de l'entretien est prohibé. ƒ
  • les agents de l’Office ne sont pas habilités à évoquer directement ou indirectement des dossiers individuels, des éléments de doctrine ou d’organisation interne à l’Ofpra.

 

Source : Guide des procédures à l'OFPRA